Umów rozmowę
Menu
Umów bezpłatną rozmowę
Albo napisz: [email protected]

Agent 01 / 08 · dokumenty

Automatyzacja faktur kosztowych — wirtualna sekretarka AISekretarka, która nie przepisuje w piątek wieczorem

Przepisuje za was faktury kosztowe (także z KSeF), zamówienia z maila, skany i WZ-ki. OCR faktur plus sprawdzenie, a wynik trafia do arkusza albo systemu, którego już używacie.

Wycena pod konkretny zakres, po rozmowie.

Umów bezpłatną rozmowę
Tak to wygląda

Dokument wchodzi, gotowy wpis wychodzi

Agent odczytuje dokument, wypełnia pola i porównuje je z zamówieniem. Ty widzisz wynik i klikasz „zatwierdź” — albo poprawiasz to, co zaznaczył.

Sekretarka · faktury kosztowe · wrzesień

Faktura VAT FV/2026/09/118

Pobrana z KSeF · 22.09.2026, 05:58

KSeF
SprzedawcaKontrahent #0412
Data sprzedaży19.09.2026
Pozycji7
Netto3 912,20 zł
VAT 23%899,81 zł
Brutto4 812,01 zł
Termin płatności03.10.2026
Wpisy przygotowane przez agenta
DokumentKontrahentBruttoStatus
FV/2026/09/114#03881 230,00zgodna
FV/2026/09/116#0102687,70zgodna
FV/2026/09/118#04124 812,01≠ ZAM/412
WZ 88/09 (skan)magazyn—odczytana
FV/2026/09/121#02179 348,00zgodna

Do decyzji: kwota na fakturze FV/2026/09/118 jest wyższa o 594,01 zł niż w zamówieniu ZAM/412. Agent nie wpisał jej do arkusza — czeka na ciebie.

20 gotowych · 1 do sprawdzenia

Przykład poglądowy. Dane kontrahentów zanonimizowane. Ekran pokazuje, co agent robi. W prawdziwym wdrożeniu większość pracy idzie przez połączenia z systemami (np. API KSeF), bez klikania po twoim komputerze.

Poznajesz to?

Każdy dokument czeka w innym miejscu

Poniedziałek: faktura kosztowa wpada do KSeF i do maila. Środa: skan zamówienia od dostawcy. Piątek po południu: WZ-ka z magazynu, sfotografowana telefonem, bo drukarka akurat nie działała. Każdy dokument czeka w innym miejscu, aż ktoś znajdzie wolną chwilę — a ta pojawia się zwykle dopiero pod koniec tygodnia.

Wtedy zaczyna się przepisywanie: numer, data, kontrahent, kwota, pozycja po pozycji, dokument za dokumentem. Przy dwudziestej fakturze koncentracja siada, przy sześćdziesiątej ktoś zamienia dwie cyfry w kwocie — i nikt tego nie widzi aż do rozliczenia.

Efekt

Co z tego masz z automatyzacji faktur kosztowych

Nikt już nie klika kopiuj-wklej

Dane z faktury czy WZ-ki trafiają od razu tam, gdzie mają być, bez przepisywania cyfra po cyfrze. Wasz człowiek sprawdza gotowy wpis, zamiast go tworzyć od zera.

Dokument w systemie tego samego dnia

Skan wpada rano, po południu jest już rozliczony. Nie czekacie do piątku ani do końca miesiąca, żeby wiedzieć, ile macie kosztów na koncie.

Łapie rozjazdy w liczbach

Kwota inna niż w zamówieniu, brakujący NIP, powielony numer faktury — agent to zaznacza i pyta, zamiast wpisać byle co. Decyzja zawsze należy do was.

Pracuje wieczorem i w weekend

Nie bierze urlopu, nie choruje, nie zostaje z tyłu przy stosie z piątku. Poniedziałkowy poranek zaczynacie z pustym stosem, nie z zaległością.

KSeF

A co, skoro faktury są już w KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. każda firma odbiera faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a od 1 kwietnia większość firm też je tam wystawia. Faktura przychodzi więc jako dane, nie jako obrazek — ale sama się nie opisze, nie sprawdzi i nie trafi do właściwego arkusza.

  • Agent regularnie pobiera nowe faktury kosztowe i nie trzeba o tym pamiętać.
  • Porównuje je z zamówieniami i WZ-kami, zanim ktoś zapłaci za coś, co nie dojechało.
  • Przypisuje koszty do kategorii, projektów czy samochodów — tak, jak robicie to dziś.
  • Obsługuje też to, czego w KSeF nie ma: faktury od zagranicznych dostawców, paragony, WZ-ki, zamówienia z maila.

Przeczytaj: KSeF a faktury kosztowe — co da się zautomatyzować

Przeczytaj: agent AI w biurze rachunkowym — co przejmuje, a co zostaje przy człowieku

Przeczytaj: OCR faktur a agent AI — czym się różnią

Granice

Czego nie robi

  • Nie księguje faktur na własną rękę i nie klika „zapłać”.
  • Nie kasuje ani nie nadpisuje niczego, co już wisi w systemie, bez wyraźnej zgody człowieka.
  • Nie ocenia, czy dany wydatek to koszt firmowy. Gdy nie jest pewien, zatrzymuje dokument i pyta zamiast zgadywać.
  • Nie dzwoni i nie pisze do waszych dostawców ani klientów.

Zakres pracy ustalacie wy na starcie i możecie go zmienić w każdej chwili. Domyślnie agent robi mniej, nie więcej.

Dopasowanie

Dla kogo to jest

Firmy, w których księgowa albo biuro obsługi klienta co tydzień odkłada kilka godzin na przepisywanie tych samych typów dokumentów. Im większy strumień faktur, zamówień czy WZ-tek, tym szybciej to się zwraca.

Jeśli macie kilkanaście dokumentów miesięcznie, powiemy to wprost na rozmowie — przy takiej skali po prostu się nie opłaca, ani wam, ani nam.

Policz, ile czasu zabiera wam przepisywanie

RODO

Dane i zgodność

Na fakturze są dane waszych kontrahentów, a czasem dane osób, które nigdy z nami nie rozmawiały. Dlatego zasady przetwarzania ustalamy na papierze, zanim agent zobaczy pierwszy dokument.

  • Administratorem danych jesteście wy. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym, dostawca modelu językowego — podprzetwarzającym. Te role są spisane, nie domyślne.
  • Przed startem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA). Bez niej nie zaczynamy wdrożenia.
  • Pracujemy na komercyjnym API, w którym dane nie są używane do trenowania modeli.
  • Stosujemy minimalizację: do modelu trafia to, co potrzebne do wpisu — numer dokumentu, kwota, NIP — a nie cały skan z danymi, których wpis nie dotyczy.
  • Przekazywanie danych poza EOG opieramy na standardowych klauzulach umownych albo EU-US Data Privacy Framework — i wskazujemy, na której z tych podstaw.
  • Pomagamy uzupełnić rejestr czynności przetwarzania, a tam, gdzie jest wymagana, ocenę skutków (DPIA).
  • Każda operacja agenta jest zapisana i da się ją odtworzyć. Operacje nieodwracalne zatwierdza człowiek.

Szczegóły: dane i bezpieczeństwo

Pierwszy krok

Policzmy, ile czasu zjada u was przepisywanie

Wystarczy, że pokażesz, jak wyglądają wasze dokumenty i gdzie trafiają dzisiaj. Resztę ustalimy na rozmowie.

Umów bezpłatną rozmowę

Zadzwoń+48 695 472 572
Napisz[email protected]